Việc sử dụng đúng mã cảng và mã kho trong tờ khai hải quan là yếu tố quan trọng giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tránh chậm trễ, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi khi nhập thông tin, dẫn đến trễ lịch giao hàng hoặc thậm chí bị phạt hành chính. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế để tránh sai sót khi khai báo mã cảng và mã kho.
1️⃣ Sai Sót Thường Gặp Khi Khai Báo Mã Cảng, Mã Kho
🚢 Sai mã cảng nhập/xuất
❌ Nhập nhầm mã cảng đích khiến hàng bị khai báo sai nơi dỡ hàng.
❌ Nhầm lẫn giữa cảng nội địa (ICD) và cảng biển dẫn đến tờ khai không hợp lệ.
❌ Nhập mã cảng của nước khác thay vì cảng trung chuyển (ví dụ: Hàng đi Mỹ nhưng trung chuyển Singapore, doanh nghiệp lại nhập mã cảng Mỹ thay vì cảng Singapore).
📦 Sai mã kho lưu hàng hóa
❌ Nhập sai mã kho CFS hoặc kho ngoại quan, khiến hàng bị giữ lại do không khớp dữ liệu.
❌ Khai báo mã kho bảo thuế nhưng không thuộc diện miễn thuế, gây chậm trễ khi kiểm tra.
❌ Nhầm lẫn mã kho theo từng khu vực cảng (ví dụ: Cát Lái có nhiều kho khác nhau, doanh nghiệp nhập sai mã kho hàng cần lưu).
2️⃣ Cách Tránh Sai Sót Khi Nhập Mã Cảng, Mã Kho
📌 Xác nhận mã cảng chính xác trước khi khai báo
✅ Tra cứu danh sách mã cảng chính thức trên hệ thống Hải quan hoặc website cảng.
✅ Kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn (Bill of Lading – B/L) để đảm bảo mã cảng nhập/xuất chính xác.
✅ Xác định cảng trung chuyển (nếu có) để tránh nhập nhầm cảng đích.
📌 Kiểm tra mã kho trước khi nhập vào tờ khai
✅ Xác nhận với đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan về mã kho chính xác.
✅ Sử dụng hệ thống điện tử của Hải quan để tra cứu mã kho theo từng khu vực cảng.
✅ Nếu lưu kho ngoại quan, cần đảm bảo mã kho phù hợp với loại hàng hóa và chính sách thuế.
📌 Sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan
✅ Dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử (ECUS, VNACCS) để tránh nhập sai thông tin.
✅ Cấu hình danh sách mã cảng/mã kho sẵn trong hệ thống để giảm sai sót do nhập tay.
📌 Xác minh với hãng tàu và đại lý logistics trước khi nộp tờ khai
✅ Kiểm tra lại mã cảng, mã kho với đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu trước khi khai báo.
✅ Xác nhận thời gian hàng đến cảng/kho chính xác để tránh tình trạng hàng lưu kho quá hạn.
3️⃣ Kinh Nghiệm Thực Tế Giúp Tránh Sai Sót
📌 Trường hợp 1 – Nhầm mã cảng nhập khẩu
Một doanh nghiệp nhập khẩu hàng từ Trung Quốc về Việt Nam qua cảng Hải Phòng. Tuy nhiên, do nhập sai mã cảng Hải Phòng (VNHPH) thành Cái Mép – Thị Vải (VNCMT), hàng bị chặn do hệ thống không thể xác định đúng nơi dỡ hàng. Giải pháp:
✅ Tra cứu mã cảng chính xác trên hệ thống VNACCS trước khi khai báo.
✅ Kiểm tra kỹ POL (Port of Loading) và POD (Port of Discharge) trên vận đơn trước khi nhập mã cảng.
📌 Trường hợp 2 – Nhầm mã kho trong hệ thống khai báo
Một doanh nghiệp xuất khẩu hàng qua cảng Cát Lái nhưng nhập mã kho CFS khác với kho thực tế hàng được lưu trữ, dẫn đến việc Hải quan phải điều chỉnh tờ khai, gây chậm trễ giao hàng. Giải pháp:
✅ Xác nhận mã kho chính xác từ đơn vị vận tải trước khi nhập vào tờ khai.
✅ Dùng hệ thống khai báo hải quan điện tử để tránh lỗi nhập tay.
📌 Kết Luận
Việc sử dụng mã cảng, mã kho chính xác trong tờ khai hải quan giúp tăng tốc độ thông quan, tránh chi phí lưu kho không cần thiết và hạn chế vi phạm hành chính. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ thông tin, kiểm tra lại trước khi nộp tờ khai và sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi. 📑🚢📦
